Zakończony sukcesem proces rekrutacyjny to dopiero początek. Z chwilą, gdy kandydat zaakceptuje ofertę, rozpoczyna się nowy, kluczowy etap: onboarding. Niezależnie od tego, czy nowy pracownik został pozyskany przez klasyczny proces rekrutacji, direct search, head hunting, czy też w ramach sesji assessment center lub development center – warto zadbać o to, by jego start w organizacji był przemyślany i wspierający. W Forge&Frost wiemy, że skuteczny onboarding nie zależy od skali organizacji, ale od intencji i przygotowania. Dlatego przygotowaliśmy praktyczny przewodnik dla małych firm, które chcą stworzyć proces wdrożeniowy z prawdziwego zdarzenia.
Pierwszym krokiem powinno być przydzielenie właściciela procesu onboardingowego. W małych firmach rzadko funkcjonuje dział HR, dlatego warto wskazać konkretną osobę lub jednostkę odpowiedzialną za całość działań. Dobrze rozpocząć od analizy obecnego stanu – czyli zapytać niedawno zatrudnione osoby o ich wrażenia z pierwszych dni pracy.
Z takiego warsztatu lub indywidualnych rozmów można wydobyć bardzo konkretne wskazówki, które staną się podstawą budowania lepszego procesu.
Bez zaangażowania bezpośrednich przełożonych żaden onboarding nie zadziała w praktyce. Spotkania indywidualne czy warsztaty z kadrą menedżerską pomogą zebrać pomysły, które będzie można zestawić z realiami operacyjnymi. Dobrze zaprojektowany onboarding to efekt dialogu między HR-em (lub jego namiastką), przełożonymi i często samymi pracownikami. Dla liderów to również moment refleksji nad tym, co mogliby robić inaczej i skuteczniej. Wspólna praca nad standardami wdrożenia pozwala stworzyć praktyczny, a nie teoretyczny proces.
Gdy masz już dane z rozmów i refleksji kadry, pora na konkret: stwórz mapę procesu onboardingu. Zadbaj o to, by uwzględnić wszystkie etapy – od momentu złożenia oferty po wdrożenie do roli.
| Etap | Co należy zrobić? |
| Złożenie oferty | przygotowanie i przedstawienie oferty, uzyskanie akceptacji |
| Kwestie formalne | dokumenty, regulaminy, badania, szkolenia BHP i RODO |
| Organizacja pracy | przygotowanie stanowiska, narzędzi, dostępów |
| Preboarding | kontakt przed pierwszym dniem, przesłanie planu, przygotowanie atmosfery |
| Wprowadzenie do organizacji | prezentacja kultury, wartości, misji i struktury |
| Wdrożenie do zespołu | poznanie współpracowników, zadań i zasad współpracy |
| Wprowadzenie w rolę | zakres obowiązków, oczekiwania, cele i system oceny |
Przy każdym z etapów określ, kto jest za niego odpowiedzialny. Nawet jeśli w małej firmie są to ciągle te same osoby, formalizacja tych zadań pomaga uniknąć chaosu.
Pierwszy dzień powinien być dopięty na ostatni guzik. Gotowa umowa, podpisane dokumenty, sprawne narzędzia pracy i powitanie nowego pracownika to absolutne minimum. Przygotuj check listę i harmonogram pierwszego dnia, a jeśli to możliwe – prześlij je wcześniej. Jeśli nie, opowiedz o planie dnia przy porannej kawie. To zwiększa komfort i zmniejsza stres osoby zaczynającej nową pracę. Nie zapomnij też o przestrzeni na feedback już po pierwszym dniu lub tygodniu – to kopalnia wiedzy dla organizacji.
Pełne wdrożenie rzadko trwa dzień czy dwa. Nawet w małych firmach potrzeba czasu, by nowy pracownik poczuł się kompetentny i samodzielny. Warto zaplanować dalsze wsparcie, np. poprzez osobę doświadczoną, która będzie pomocna w codziennych pytaniach. Oczywiście nie zastępuje ona przełożonego, ale stanowi ważne uzupełnienie procesu. Na końcu nie zapominaj o ewaluacji. Sprawdzaj, co działa, a co nie. Pytaj nowych pracowników o ich odczucia. Usprawniaj. Dobry onboarding to nie tylko instrukcja, to doświadczenie, które zostaje z pracownikiem na długo.
W Forge&Frost pomagamy projektować i wdrażać procesy onboardingowe skrojone na miarę organizacji – niezależnie od jej wielkości. Nasz konsulting biznesowy wspiera
liderów, HR i zespoły w tworzeniu dojrzałych, wspierających środowisk pracy. Dobrze zaplanowany onboarding to inwestycja, która się zwraca szybciej, niż myślisz.
