Czasem trzeba rozstać się z pracownikiem. Powodem bywa redukcja etatów, likwidacja stanowiska albo to, że ktoś po prostu nie odnalazł się w roli. To nieunikniona część zarządzania firmą – i jedna z najtrudniejszych.
Źle przeprowadzone zwolnienie potrafi skończyć się sprawą w sądzie pracy, nadszarpnąć atmosferę w zespole i zaszkodzić opinii firmy jako pracodawcy. W tym artykule wyjaśniam, jak rozstać się z pracownikiem zgodnie z prawem, z szacunkiem i z rozsądkiem biznesowym.
Zastrzeżenie na początek: poniższe wskazówki mają charakter praktycznego przewodnika, a nie porady prawnej. Przy konkretnych przypadkach, zwłaszcza w sytuacjach spornych lub dotyczących pracowników objętych ochroną, zawsze warto skonsultować się z prawnikiem lub działem kadr.
Mówimy o nim wtedy, gdy zmienia się sama firma – następuje redukcja zatrudnienia, likwidacja stanowiska, zmiana profilu działalności czy automatyzacja zadań. Pracownik nie zawinił, zmieniły się okoliczności.
W takiej sytuacji obowiązuje okres wypowiedzenia zależny od stażu pracy w firmie. W przypadku zwolnień z przyczyn niedotyczących pracownika może przysługiwać odprawa, a jej wysokość również zależy od stażu. Przy zwolnieniach grupowych pojawiają się dodatkowe obowiązki, w tym konsultacje z przedstawicielami pracowników. Szczegółowe zasady warto każdorazowo zweryfikować w przepisach lub z prawnikiem, bo zależą one między innymi od wielkości firmy i skali zwolnień.
To najpoważniejszy tryb, stosowany przy ciężkim naruszeniu podstawowych obowiązków pracowniczych – na przykład w razie kradzieży czy rażącego naruszenia zasad. Pozwala rozwiązać umowę natychmiast, bez okresu wypowiedzenia, ale wymaga rzetelnych dowodów i zachowania ustawowych terminów. Pracownik ma prawo odwołać się do sądu pracy.
Bywa, że pracownik nie radzi sobie z obowiązkami albo nie pasuje do zespołu, choć nie dopuścił się żadnego naruszenia. Wtedy stosuje się zwykłe wypowiedzenie z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Zanim do niego dojdzie, warto dać pracownikowi szansę poprawy i rzetelnie udokumentować jej przebieg.
Zanim zdecydujesz się na wypowiedzenie z powodu pracy pracownika, musisz mieć dowody, że było ono uzasadnione. Zbieraj je odpowiednio wcześnie: oceny okresowe, zapisy rozmów, opisy konkretnych sytuacji oraz ustalenia dotyczące planu poprawy, których pracownik nie zrealizował.
Najczęstszy błąd polega na tym, że pracodawca zaczyna dokumentować dopiero w chwili, gdy podjął już decyzję. Wtedy jest za późno, a w razie sporu wygląda to na działanie pochopne.
Dokumentuj na bieżąco i rzeczowo. Po ważniejszej rozmowie wyślij krótkie podsumowanie mailem, prowadź notatki z dat i ustaleń, regularnie rozmawiaj z pracownikiem o jego wynikach, żeby wiedział, na czym stoi.
Zanim podejmiesz ostateczną decyzję, porozmawiaj z działem kadr, który sprawdzi, czy procedura jest prawidłowa, z osobą odpowiedzialną za finanse, jeśli wchodzi w grę odprawa, oraz z bezpośrednim przełożonym pracownika, by zaplanować pracę zespołu po jego odejściu. W sytuacjach spornych skonsultuj się z prawnikiem.
Unikaj przy tym kilku rzeczy: nie informuj innych pracowników, zanim porozmawiasz z osobą zainteresowaną, nie podejmuj decyzji pod wpływem emocji i nie zwalniaj nikogo, dopóki nie wiesz, kto przejmie jego obowiązki.
Przygotuj się do spotkania. Wybierz miejsce zapewniające prywatność i porę, o której pracownik będzie mógł spokojnie wyjść – nie wciskaj rozmowy między inne spotkania. Zadbaj, by towarzyszyła ci osoba z działu kadr jako świadek. Miej przygotowane i wydrukowane dokumenty.
Przemyśl też ton. Powinien być profesjonalny, lecz życzliwy, rozmowa krótka i jednoznaczna, bez oskarżeń. Zamiast „byłeś gorszy od innych” lepiej powiedzieć, że rola okazała się niedopasowana.
Zacznij wprost, ale spokojnie: „Chciałem porozmawiać o twojej dalszej pracy w firmie. Niestety musimy zakończyć współpracę”. Podaj konkretną datę zakończenia, wyjaśnij kwestie odprawy i ostatniej wypłaty oraz powiedz, kto udzieli dodatkowych informacji. Zakończ z szacunkiem: „Rozumiem, że to trudna wiadomość. Dział kadr odpowie na wszystkie pytania. Powodzenia w dalszych planach”.
Pamiętaj o dokumentach, które pracownik powinien otrzymać: o wypowiedzeniu w formie pisemnej oraz o informacji o świadczeniach. Świadectwo pracy wydaje się zgodnie z obowiązującymi terminami.
Po zakończeniu współpracy zostaje dopełnić formalności. Ostatnie wynagrodzenie i ewentualna odprawa muszą zostać wypłacone w terminie. Trzeba wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń, wydać świadectwo pracy i rozliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Należy też odebrać sprzęt firmowy i karty dostępu. Warto rozważyć zaproponowanie wsparcia w znalezieniu nowej pracy.
Kilku błędów trzeba unikać bezwzględnie.
Nie zwalniaj bez dokumentacji – w razie sporu zostaniesz bez dowodów. Nie rozmawiaj o zwolnieniu z innymi pracownikami, zanim poinformujesz osobę zainteresowaną; dowiedzenie się o tym od kogoś innego jest upokarzające. Nie podejmuj decyzji pod wpływem emocji jednego dnia. Nie pomijaj należnej odprawy tam, gdzie wymagają jej przepisy.
Szczególną ostrożność zachowaj wobec pracowników objętych ochroną. Co do zasady nie można wypowiedzieć umowy w czasie usprawiedliwionej nieobecności, na przykład urlopu czy zwolnienia lekarskiego. Silną ochroną objęte są również pracownice w ciąży oraz osoby w wieku przedemerytalnym – tu zasady są ściśle określone i każdą taką sytuację należy skonsultować z prawnikiem.
Redukcja etatów. Firmie spadła sprzedaż i trzeba ograniczyć koszty, co oznacza rozstanie z jedną z kilku osób na podobnych stanowiskach. Najpierw zbierasz dokumentację pogarszających się wyników. Następnie ustalasz obiektywne kryteria wyboru – na podstawie wyników, ocen lub stażu. W rozmowie wyjaśniasz: „W związku ze spadkiem sprzedaży musimy zmniejszyć zespół. Wybór padł na podstawie tych kryteriów. Rozumiemy, że to trudne. Przysługuje ci odprawa, możemy też pomóc w znalezieniu nowej pracy”. Na koniec przekazujesz dokumenty.
Niedopasowanie do roli. Zatrudniliście specjalistę, który miał znać określoną technologię, ale w praktyce okazało się, że zna ją słabo, przez co projekt się opóźnia. Najpierw dokumentujesz wyniki poniżej oczekiwań i ustalasz plan poprawy – czas na naukę, wsparcie bardziej doświadczonej osoby, konkretne cele. Po ustalonym okresie sprawdzasz postępy. Jeśli ich nie ma, prowadzisz rozmowę: „Niestety rola wymaga szybszego tempa. Wygląda na to, że to stanowisko nie jest dla ciebie odpowiednie”. Możesz wtedy zaproponować inną rolę albo rozstanie z należną odprawą.
Jeśli zależy ci nie tylko na zgodności z prawem, ale też na uczciwym potraktowaniu pracownika, rozważ outplacement, czyli wsparcie w znalezieniu nowej pracy. Może ono obejmować pomoc w przygotowaniu CV, ćwiczenie rozmów kwalifikacyjnych, listę potencjalnych pracodawców czy wsparcie doradcy.
Warto pomyśleć o tym zwłaszcza przy zwolnieniach grupowych, w przypadku osób z dużym stażem oraz wtedy, gdy pracownik był lojalny, ale po prostu znalazł się w niewłaściwym miejscu. Koszt takiego wsparcia jest niewielki w porównaniu ze szkodą wizerunkową, jaką niesie rozstanie pozostawiające złe wrażenie.
Zwolnienie zawsze jest trudne, czasem jednak konieczne. Trzymaj się kilku zasad: zachowaj profesjonalizm zamiast emocji, kieruj się obiektywnymi kryteriami, wyjaśnij powody i zadbaj o uczciwe warunki rozstania.
Osoba, z którą się rozstajesz, będzie o tym opowiadać innym – być może przyszłym kandydatom. Jeśli poczuje się potraktowana niesprawiedliwie, ucierpi na tym opinia firmy. Rozstanie przeprowadzone uczciwie procentuje, nawet jeśli w danej chwili tego nie widać.
Jeśli sam jesteś osobą, która traci pracę, i szukasz nowego miejsca – możemy pomóc przygotować się do rozmów i znaleźć lepszą rolę. A jeśli rozstajesz się z pracownikiem i potrzebujesz znaleźć następcę, wesprzemy cię w rekrutacji.
Jak zwolnić pracownika zgodnie z prawem? Podstawą jest właściwy tryb i rzetelna dokumentacja. Najpierw zbierasz dowody uzasadniające decyzję, następnie konsultujesz ją z działem kadr, a w sytuacjach spornych z prawnikiem. Wypowiedzenie wręczasz na piśmie, z zachowaniem okresu wypowiedzenia wynikającego ze stażu, a po rozstaniu dopełniasz formalności, w tym wydania świadectwa pracy w obowiązującym terminie.
Czy przy zwolnieniu pracownikowi zawsze przysługuje odprawa? Nie zawsze – odprawa należy się w określonych przypadkach, przede wszystkim przy zwolnieniach z przyczyn niedotyczących pracownika, a jej wysokość zależy między innymi od stażu i wielkości firmy. Ponieważ szczegółowe zasady wynikają z przepisów i mogą się różnić w zależności od sytuacji, każdy przypadek warto zweryfikować z działem kadr lub prawnikiem.
Czym różni się zwolnienie dyscyplinarne od zwykłego wypowiedzenia? Zwolnienie dyscyplinarne, czyli rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika, stosuje się wyłącznie przy ciężkim naruszeniu podstawowych obowiązków i pozwala zakończyć współpracę natychmiast. Wymaga jednak mocnych dowodów oraz zachowania ustawowych terminów. Zwykłe wypowiedzenie obowiązuje w pozostałych sytuacjach i wiąże się z okresem wypowiedzenia.
Na czym polega zwolnienie z winy pracownika, gdy nie doszło do rażącego naruszenia? Chodzi o sytuację, w której pracownik nie radzi sobie z obowiązkami albo nie pasuje do roli, ale niczego rażąco nie naruszył. Stosuje się wtedy zwykłe wypowiedzenie. Zanim do niego dojdzie, warto dać pracownikowi realną szansę poprawy i udokumentować jej przebieg – to ważne także na wypadek ewentualnego sporu.
Czy można zwolnić pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim lub urlopie? Co do zasady nie. W czasie usprawiedliwionej nieobecności, takiej jak urlop czy zwolnienie lekarskie, obowiązuje ochrona przed wypowiedzeniem. Szczególną ostrożność trzeba też zachować wobec pracownic w ciąży oraz osób w wieku przedemerytalnym. W takich przypadkach decyzję należy każdorazowo skonsultować z prawnikiem.
